辦公室經理：他是誰，他是做什麼的？

在現代商業中，任何有辦公室的公司都離不開辦公室經理的工作。該職位涉及組織辦公室工作流程的行政和管理。

本質上，辦公室經理是 公司所有工作時刻匯聚並決定的信息和指導鏈接。 他進行領導與下屬之間的互動，將領導簽署的文件告知普通員工，與公司客戶互動，控制通信，監控公司績效並為辦公室提供辦公室，執行董事的直接指示和他的副手。

辦公室經理是為整個辦公室提供完整工作流程的員工。 職位描述將幫助您更好地理解工作的本質。

根據工作職業和員工職位分類，辦公室經理的職業和職責與秘書的職業有很大不同。 辦公室經理首先是公司辦公空間的組織者，經理和管理員合而為一。 秘書的職業意味著他從屬於特定的人（董事、副董事、高級管理人員）並只處理他的事務。

辦公室經理控制辦公室當前的所有工作，主要是紙質工作流程。 保持不間斷 辦公設備操作, 為公司員工提供 靜止的，及時提請員工注意命令，命令和辦公室公告，由負責人發布， 接聽來電如有必要，保留董事的會議和旅行日曆。在這種情況下，空缺被稱為“具有秘書職能的辦公室經理”。

由於辦公室經理的工作包括組織、信息和行政行為，因此他的工作職責包括某些功能性任務。 這正是辦公室經理的工作和本質，他必須：

• 為新的工作日準備辦公室的工作： 檢查電話、計算機和辦公設備的操作，消耗品（紙張、重新填充的打印機墨盒）的可用性；
• 監督、監督辦公場所的清潔度， 遵守衛生標準（全照明、通風、室內溫度條件），檢查分體式系統的運行情況；
• 及時採購辦公用品 並及時提供給上班族；
• 訂購飲用水 清潔劑、衛生紙、餐巾紙；
• 控制當前工作流程： 準備辦公室全面工作所需的必要文件、報告、工作材料，解決其他工作時間和任務；
• 每天監控司機和快遞員的工作；
• 按照領導的指示， 辦公室經理負責在員工之間分配職責， 為他們設定任務，提請他們注意必要的工作信息，確定他們的責任級別，分析所獲得結果的有效性；
• 計算和準備每月財務費用的估計 為維護辦公室，控制其執行；
• 保留時間表， 每位員工在一個日曆月內的工作天數和小時數，及時將考勤表提交會計部門進行工資核算；
• 控制遵守勞動紀律： 關於遲到、早退、曠工的事實，通知公司管理層，記錄違規和不遵守著裝規定；
• 組織會議， 註冊並協助訪客解決他們的問題。

辦公室經理的主要能力包括談判、會議、會議的準備和進行：

• 他必須準備好所有必要的材料， 確保所有感興趣的人出席活動，保留會議記錄；
• 與公司的客戶和合作夥伴溝通， 分發材料；
• 處理傳入和傳出的辦公室信件， 註冊，發送；
• 協助和支持員工 解決衝突和有爭議的情況；
• 協調辦公室工作 在工作日結束時，檢查辦公設備、照明、分體系統、空調是否與電源斷開；
• 在某些情況下，辦公室經理負責尋找和僱用新員工 （在特殊網站上發布有關所需職位的信息，審查簡歷，預選申請人，進行面試）；
• 以書面或電話形式通知潛在客戶 根據價目表計算商品和服務的成本；
• 就公司部門的位置提供建議， 它們的功能；
• 維護客戶群 企業；
• 履行維護網站的職責， 放置有關商品和服務的廣告，訂購紀念品，印刷，分發信息材料。

要擔任辦公室經理，候選人必須具備執行這項工作所需的關鍵技能，並具備一定的個人和專業素質。

一個人的個人品質是構成他個性的生物和社會成分。 生物成分 一個人以一組基因的形式從大自然、他的父母和祖先那裡獲得。 社會成分 - 這是一個人成長和成長的社會環境。

這兩種成分都形成了性格和個性，賦予個人某些品質，無論是好的還是消極的。 通過匯集一個人的所有性格特徵，可以得到客觀可靠的心理畫像。

積極的人格特質包括以下特質：

• 誠實;
• 堅持不懈地實現目標；
• 注意力;
• 自律；
• 責任和組織；
• 勤奮、毅力；
• 內在貴族；
• 客觀性;
• 社交能力、禮貌、對人友好的態度；
• 沉著、有目的、專注、準時；
• 缺乏衝突，有能力解決員工之間的糾紛，對任何事情都樂觀積極；
• 敏捷、智慧、樂於助人；
• 活動，野心。

在這些性格特徵的背後，是一個人的心理和情感成長、他的遺傳、他成長的社會環境。

消極的人格特質包括：

• 不注意，不注意；
• 人生觀抑鬱，缺乏樂觀；
• 無法及時收集思想並始終如一地解決任務；
• 好鬥的性格；
• 八卦和陰謀的傾向。

一個人的業務素質是他執行某些勞動任務和職能的能力。

通過業務素質，可以判斷申請人將如何有效地組織他的工作流程，以及他將如何完成分配給他的勞動職責。 為了成功管理辦公室，除了知識和技能外，申請人還必須具備某些業務素質，其中包括：

• 教育、技能水平；
• 工作經驗;
• 快速學習，適應新環境；
• 對自己和他人的要求；
• 能夠同時處理多項任務和處理多個問題；
• 分析思維，靈活思考和跳出框框的能力，得出正確的結論，概括；
• 商業頭腦；
• 領導能力;
• 願意加班；
• 演講技巧、外交和說服能力；
• 商務溝通技巧。

一個人的專業素質是個人素質和商業素質的結合，加上他在整個職業生涯中設法獲得的所有技能。 在其專業活動中，辦公室經理必須：

• 有一定的知識 在該領域的技能和能力 辦公管理;
• 專業的 在實踐中應用他們的知識和技能；
• 能夠處理文件 了解組織工作流程的原則，檔案的形成規則；
• 做一個自信的電腦用戶 及其他辦公設備；
• 對文書工作流程有透徹的了解， 處理收發郵件，了解其註冊規則，及時將經理的決議提交給結構部門，監控公司員工書面文件的執行期限，通過郵件或快遞發送外發信件；
• 有行政能力；
• 能夠快速打字 了解準備某些文件（命令、指示、指示、法令）的原則和規則；
• 快速管理有用的知識 （緊急服務、電工、管道工、午餐遞送服務的聯繫人）；
• 懂外語 （並非總是），儘管在某些公司中，某種外語知識是候選人的主要條件，在這種情況下，辦公室經理必須能流利地用外語說、讀和寫；
• 能夠正確的說和寫， 用良好的文學語言表達你的想法；
• 自己的 商務禮儀技巧。

沒有高等教育機構教授辦公室經理的職業。 您可以在預算或私人培訓中心、學院接受培訓並獲得文憑或職業培訓證書。

通常，在大公司中，他們只想看到受過高等教育的專家擔任該職位， 小型企業可以聘請具有中等或中等專業教育的員工擔任該職位。

每個雇主關注的主要是 該職位的經驗，計算機熟練程度，辦公設備知識和工作能力， 了解辦公室工作和歸檔的基礎知識， 外語能力。

要正確撰寫簡歷並獲得夢寐以求的職位，您需要 詳細，但誠實地陳述有關您自己的所有信息： 個人、專業、商業素質、類似職位的工作經驗、教育水平。

期望工資的水平會讓雇主知道他可以提供什麼以及候選人正在申請什麼。

不要提供有關工作經驗、教育的虛假信息 - 所有這些都可以輕鬆檢查，在這種情況下，申請人的職位空缺將無法獲得，他將被拒絕。

照片的出現對候選人來說是一個積極的時刻， 雇主必須知道正在考慮誰的簡歷。辦公室經理是公司的門面，雇主對誰來代表它並不無動於衷。

請務必註明您的教育水平，通常是該職位的雇主 接受 具有較高經濟、法律、心理或語言學教育的專家。

這些信息將對雇主有用。

編寫簡歷時，請遵守其結構：

• 個人信息 ——姓名、年齡、聯繫方式；
• 個人的 - 該部分被認為是可選的，但最好填寫它；
• 基本技能和能力 - 說明您擁有哪些辦公項目，列出您已完成的所有高級培訓課程、研討會、培訓和其他額外培訓；
• 工作經驗 - 列出你所有的實踐、實習、完成的項目、志願者項目，按時間順序列出你以前工作的企業、教育和培訓（反映你完成的所有教育項目和方向）；
• 建議 - 在本節中，註明可以將您推薦給新雇主的人的姓名和聯繫方式，積極評價您。

如果沒有工作經驗的申請人申請辦公室經理的職位，那麼最好不要在簡歷中反映這部分。 無需向雇主展示缺乏知識和技能。 在這種情況下，最好描述您的個人和業務素質，您接受過哪些基礎教育和額外教育（研討會、培訓）。

作為工作經驗，您可以表明工業實踐、本科實習、組織特定活動的技能、參加奧林匹克運動會、會議、比賽和各種測試。 如果您有任何與您未來工作直接相關的成就和成功，請務必在您的簡歷中包含此信息。