商務信函的禮儀和倫理

目前的商業現實是，尋求鞏固市場地位的中型和大型企業家中，只有 15% 的人實現了自己的目標。正是由於這個原因，商務禮儀的相關性增加了很多倍，因為由於許多其他原因，不遵守其規範往往會導致有用的商務關係破裂。

從廣義上講，倫理是一套旨在規範社會關係的普遍態度。因此，商業道德處理與商業領域中公認的交互順序和風格相關的問題。

詳細說明商業關係的道德方面是商業禮儀，包括，例如，談判程序、公司行為規則、商業傳統和儀式、從屬要素、溝通和寫作的方式和風格，以及正確性問題。與合作夥伴和業務同事打交道。

作為其組成部分的道德和禮儀的重要性在於，由於長期實踐而產生的監管框架大大簡化了溝通，在商業領域創造了一個易於理解且普遍可訪問的環境，使您能夠正確實現目標並顯著節省時間。

換句話說，我們正在談論一種解決業務問題的特殊算法，它可以讓您以無衝突的方式合理地設定並成功實現預期的業務目標。 該算法的掌握程度使您可以直接得出有關商業夥伴或對手在商業糾紛中的專業程度的結論。

在這種情況下，必須遵守以下基本的一般原則：

• 隨時隨地準時；
• 遵守信息安全；
• 健全的利他主義；
• 與營商環境相適應的良好形象；
• 正確的口頭和書面語言；
• 遵循商務演講文化的規則。

商務信函的類型多種多樣，具有一定的常規性，可分為兩大類：

• 州際公路 - 國家組織、外國代表和官員之間（各種說明、備忘錄和其他形式） - 外交關係的要素；
• 一個廣告 - 用於機構和組織之間業務關係領域的半官方身份信件。

寫服務信的風格儘管有語言和一些傳統差異，但有一定的共同基礎和一組由既定實踐制定的指導方針。例如，一些面向協議的要求，由發送者和接收者的等級位置決定，是基於相互尊重和正確的初始態度。 因此，無論文檔的類型如何，在結構上它都必須包含以下元素：

• 上訴（收件人的官方身份）；
• 恭維（信的禮貌結束）；
• 簽名;
• 日期（寫信的日、月、年和地點）；
• 發件人的地址（姓氏、官方身份、地址位於信件第一頁的頂部或底部）。

此外，還有一些與信件直接相關的規定：

• 商務信函只寫在表格或紙張的正面；
• 頁碼採用阿拉伯數字；
• 消息以印刷文本執行；
• 不允許在文件正文中進行擦除和更正；
• 文檔裡面是折疊的文本；
• 回信的等待時間不超過十天。

商業信息應具有明確的目標導向並包含一個問題，並且文本的整個含義應完全從屬於其內容，無論是交易要約、商業請求還是只是最新信息。

業務消息的分類是多種多樣的，取決於它們的功能目標定位。 例如，字母是：

• 通知；
• 讓人想起；
• 邀請函；
• 信息審查；
• 訂單;
• 隨同;
• 其他類型。

在商業信函中，最典型的有：

• 要求;
• 建議；
• 訂單;
• 索賠；
• 保證書。

作為商務交流的一種形式，從嚴格意義上講，書信分為商務型和公務型兩種。

在組織和機構之間運行的通信被歸類為業務。私人公函是由私人發送給機構的消息，或者相反，由機構發送給私人的消息。

進行商務信函有許多規則。

• 信函應激發收件人的商業利益，並以令人信服的證據清楚地表明合作關係的好處和終止合作關係的不便之處。文本應該是激勵性的，激勵合作的。
• 在商業信函中表現出過度的個人情緒並不是證明您的情況和解決問題的最佳方式。
• 為了避免超載和堵塞信的正文，應避免任何比喻性的比較、隱喻、寓言和誇張。
• 為了清晰簡潔地表達主題，最好使用簡單的句子，避免細節和過多的細節。消息的主要思想應由專門的相關論據支持，這些論據通常放在信函的附錄（圖表、圖表、數字數據）中。
• 正文應該分成幾段，每段代表一個獨立的思想，從一個新的行開始。

• 在商業書面信息中，不應使用描述性形容詞、不必要的說明和細節。在寫作結束時，建議檢查文檔並刪除不帶有相關語義內容的短語。
• 識字是文本的基本要素。郵件中存在拼寫和其他錯誤是不可接受的。
• 電子郵件的主題行是必需的。文檔中的主題應簡明扼要地反映，這樣可以節省閱讀時間並積極地描述發件人。如果信件通過電子郵件發送並包含特別重要的信息，則應為其提供電子服務中可用的特殊“標誌”。
• 中等字體大小的 Arial 或 Times New Roman 字體提供了良好的文本可讀性。如有必要，允許以斜體或粗體突出關鍵思想。

• 在文本中，使用副標題 (3-4) 很有用，它可以更容易地理解所呈現的文本。
• 枚舉、列表和列表最好使用特殊標記進行設計。
• 企業模板（方案）是商務溝通效率和客觀性的絕佳指標。它在公司方面特別合適，因為它可以讓您以有利的方式脫穎而出並保持所需的官方。

商業消息的結構是典型的。 傳統上它包含：

• 介紹;
• 主要部分;
• 結論。

引言總結了這封信的目的。主要部分描述了問題的本質。總之，最好總結主要部分的內容，例如以結論的形式。 “後記”和各種腳註是不可取的。

總之，形式上類似操縱的短語是不恰當的，例如：“我希望建立互惠互利的伙伴關係”等。最好用簡單的短語在商務信函中說再見 - “尊重”，“最良好的祝愿”等。

消息底部標明：全名、官方身份、公司名稱、簽名。還標明了聯繫電話。

表格和圖表作為單獨的文件（包）附在後面，並在信函末尾註明。如果有一組附件，則給出它們的名稱描述。

只有當您確信收件人一定會理解時，才能使用縮寫和特殊縮寫。

為了使文本在商業詞彙上更具邏輯嚴謹性和一致性，以下演講輪次用作活頁夾：

• 為此原因;
• 基於上述；
• 因為這;
• 根據數據；
• 基於此；
• 考慮；
• 和別的。

在虛擬空間中，業務交互，代表溝通的縮影，是具體的，同樣需要遵守相關的禮儀規範。 用信勝任的工作，按照慣例，涉及執行以下有關數量、語言規範、結構和格式的意見。

• 題目的公式必須與文中陳述的題目完全一致。這使您能夠以正確的業務方式快速設置閱讀器。
• 通過電子郵件發送的文檔的最佳體積適合“一個屏幕”，最大的文本量是 A4 格式的一張紙。
• 附件的最佳大小不超過 3 MB。
• 建議將發送文件“打包”到標準 Zip 或 Rar 編碼檔案中。其他人在轉移過程中經常被阻止。
• 超鏈接應該是標準的（藍色，下劃線）。
• 對收件人的答复應放在信函的頂部，而不是底部。這使筆友免於不必要和強制滾動先前的文本。

• 必須使用合作夥伴最容易理解的寫作語言。在消息中使用專業、公司內部詞彙、俚語和縮寫（尤其是在外部通信中）的可取性問題是單獨決定的，具體取決於通信夥伴的上下文和質量。
• 重要的是通知合作夥伴收到他的信息 - 這是良好品味的標誌和商務禮儀的一部分，表示對他的尊重。
• 您應該盡快做出回應。如果由於某種原因無法快速回复，則應通知合作夥伴收到他的信並註明回复時間。在收到消息後 48 小時，做出回應之前的合乎道德和舒適的時間間隔。在此時間之後，該人通常認為該消息丟失或被忽略。通信中的過度停頓通常與失去合作夥伴的風險有關，並且在商業中被解釋為違反道德標準。
• 在郵件的末尾，應放置聯繫方式，無論郵寄順序如何，所有信件中均應註明聯繫方式。
• 在轉移過程中，重要的是要特別注意保密問題。

有關商務信函道德規範的更多信息，請參閱以下視頻。