商務溝通文化

商務溝通技巧對於任何領域的成功職業都是必不可少的：企業溝通的成功很大程度上取決於日常溝通技巧，但專業領域有其自身的特點。商務溝通的文化是與同事、上司、下屬和合作夥伴的交往方式，以及一定的規則。根據情況、目標和目的建立溝通，以及能夠快速適應不斷變化的情況是非常重要的。

交際文化是一個比一系列言語行為更廣泛的概念。它由許多組件組成。在商務溝通文化中，外表非常重要：它必須與您的活動領域和具體情況相對應。

通常有與客戶一起工作的製服，在辦公室工作的西裝，創意職業的人穿著一定的方式，而擔任領導職務的人需要通過衣服和配飾來強調自己的地位。外表看起來似乎與商務交流沒有直接關係。 然而，你給人的第一印象決定了對話者對你的態度。 如果這種印像是負面的，就必須在對話過程中花費大量精力才能恢復原狀。

非語言語言在交流中同樣重要。你的姿勢、姿勢和舉止在心理學方面非常重要。 盡量保持低調的面部表情。 打手勢很重要，但要適度，不要太激烈。

如果您有心情進行伴侶對話，最好選擇開放姿勢。您可以嘗試不顯眼地適應對話者的姿勢。為了不被認為具有攻擊性，眼神交流應該只需要幾秒鐘。在談判桌上坐下的不是直接對面的對話者，而是稍微靠邊一點。

你說什麼和你怎麼說一樣重要。擁有可靠的信息，能夠根據事實進行操作並有效地構建討論內容是非常重要的。

為特定情況選擇詞語、語調、姿勢和手勢很重要，因為在不同情況下，不同的行為將是適當的。 商務溝通的文化，根據情況和追求的目標，可以分為以下幾種：

• 導師類型意味著熏陶.此選項適用於培訓實習生、教育和科學活動、向下屬解釋個人工作時刻以及與同事合作（如果您是他們了解較少的領域的專家）的過程。很多時候，這種交流是以獨白的形式建立的，但在現代商務交流中，對話被認為是更可取的：即使在學習過程中，也盡量讓你的對話者參與討論並聽取他們的觀點。
• 勵志型 旨在讓一個人對項目感興趣，讓他相信這項或那項工作的權宜之計，幫助員工相信自己，並對一些新的或簡單的困難業務更有信心。為了成功，盡量避免常見的短語和陳詞濫調。最好的辦法是樹立個人榜樣，講述你自己的故事，並用你自己的話解釋一個特定項目到底是什麼吸引了你。
• 對抗型 交際文化會激起對話者反對你，不同意你的觀點。此類型包括在發生利益衝突時使用的多種技術。大多數情況下，對抗的情況是談判的典型情況，以及在與被動、惰性的聽眾一起工作時提高注意力。
• 信息類型 最中立的——在它的框架內，你可以簡單地將這個或那個信息傳達給聽眾。盡量避免將信息類型與其他信息類型混合。如果目標是通知對話者，你不應該試圖教他，用你的熱情感染他或陷入衝突。同時，演示文稿必須易於理解 - 為此，請嘗試適應對話者並使用他可以理解的示例來解釋所有內容。

大多數與專業活動有關的重要問題通常在個人溝通過程中得到解決。對於知道如何正確呈現任何信息（通過手勢、面部表情和語調）的善於交際和開放的人來說，這更像是一個加分而不是減分。在個人商務溝通中，討論的內容並不起關鍵作用，主要是建立聯繫並正確表明自己的立場。

個人交流可以包括相當長的獨白，或者相反，或多或少的短語。在這兩種情況下，不僅要像在寫摘要一樣呈現信息，還要將其傳達給特定的對話者，以適應他的情況，這一點非常重要。在談判之前，寫下你想討論的重點， 但永遠不要記住演講 - 有必要改變敘述，順序，例子的性質（取決於聽眾的反應）。

同樣，您需要使用語調和手勢。如果您正在失去對話者的注意力，請讓演講更加情緒化。如果您感到與伴侶發生不必要的衝突，請嘗試模仿對方的姿勢和手勢。非常重要的是不要表現得太保守，否則信息的呈現會很無聊，你會被認為是一個沒有安全感的人。

在私人談話的過程中，經常需要自發地做出艱難的決定。如果談判過程沒有觸及你預期的話題，保持冷靜是非常重要的。 盡量不要對問題做出過度興奮的反應，始終冷靜地回答。 如果你不能立即決定做出什麼決定，你總是可以花一些時間在平靜的環境中思考和權衡所有的優點和缺點。

現在很多問題都通過電話解決了。通常這些是對一些信息或組織問題的次要澄清：例如，在打電話時，同事經常會澄清姓名和確切號碼，進行約會，給予或接受任務。 長時間的電話交談通常只在沒有機會親自見面的情況下進行.同時，視頻通話有其特點，越來越多地用於更完整的溝通。

對於涉及工作時間的成功電話交談，您必須考慮以下細微差別：

• 如果您正在給某人打電話，請務必詢問對方現在是否願意說話。禮節不接受大多數公司下班後打電話（除非有單獨的協議）。
• 請記住，通信可能會受到干擾 - 或者外來噪音可能會干擾對話。打電話時，說話盡可能清晰，不要太快，這一點很重要。
• 構建你的演講，使其盡可能具體，並完全按照你的意圖被理解。在個人交流的過程中，面部表情和手勢起著非常重要的作用——這可以讓你更好地理解對話者的暗示、輕描淡寫和隱藏的動機。打電話時，你被剝奪了這個機會。
• 嘗試在電話中盡可能簡短地討論必要的問題。對於復雜的談判或有爭議的討論，電話交談很少適合，因此只說明最重要的很重要。最好親自或通過視頻討論細節。

現代企業文化中的視頻通話現在開始被越來越頻繁地使用。首先，它們有助於與來自不同國家的合作夥伴保持聯繫並儘可能高效地進行談判。其次，現在許多人在家遠程工作，視頻通話可以輕鬆解決任何問題。

如果您要進行此類商務對話，請務必注意以下事項：

• 你的外表會產生很大的不同。即使你在家裡，也要盡量穿得有條有理。
• 在家裡找一個背景或多或少是中性的地方。如果背景中有廚房、正在工作的電視或正在玩耍的孩子，這可能會干擾業務問題的解決。
• 現在很多人都使用耳機，但值得記住的是，它們可以讓你更好地聽到對方的聲音，但如果你在噪音中說話，它們並不能保證對方能很好地聽到你的聲音。如果您在家中處理公司事務，請讓您的家人保持安靜，或者只是坐在私人房間裡。
• 在鏡頭前，控制自己的手勢和麵部表情尤為重要。溝通出錯、圖像加載緩慢以及任何不良面部表情被突出顯示的情況並不少見。
• 如果您正在討論需要您將記錄或文件放在眼前的嚴重問題，請提前（在通話之前）準備好所有這些，並將必要的材料發送給您的對話者。

組織中的許多問題現在通過通信解決。這種商務交流的優點之一是信息的結構。如果在實時交流過程中您無法注意對對話者很重要的某些點（或只是忘記了必要的信息），則可以以記錄的形式考慮所有細微差別。

如果您與同事和筆友進行了很多交流，那麼能夠正確書寫非常重要。文本編輯器並不總是正確地糾正語法錯誤，所以你不應該完全依賴它們——如果你不確定單詞的拼寫，請在字典中檢查自己。從手機和平板電腦發送短信時要小心 - 使用自動輸入功能，您的文字可以被其他人替換，並且消息將變得毫無意義。

許多人認為商務信函比現場談判更容易 - 事實上，總是有時間思考信息，在真正的對話過程中，你必須自發地做出回應。然而，缺點是你沒有得到對話者的自發反應，這是一個重要的心理方面。

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