商務溝通的微妙之處

在團隊中工作時，業務溝通之類的事情就自然而然地出現了。為了能夠在工作環境中正確地建立關係並避免典型的錯誤，學習商務溝通的複雜性永遠不會是多餘的，專家們早就將其收集成簡單的禮儀規則、心理方面、形式和流行的溝通技巧.

商務溝通的本質特徵是任何組織中員工之間服務關係發展的過程。由於在工作中每個人都有一定的官方地位和職能，他的目標是實現與同事共同的目標。

商業環境中溝通的主要特徵之一是遵守由於職業道德原則以及文化和國家傳統而產生的既定規則、規範和限制。

如你所知，在社會環境中有許多“成文”和“不成文”的行為規範，一種被普遍接受的“代碼”。所有這些規則統稱為商務禮儀，其本質是維護那些有助於人們更好地相互理解的規則。

商務溝通是一門完整的藝術，您始終需要學習才能在專業領域取得成功並提升職業階梯。 重要的是要知道以正式方式與同事進行外交交流的基礎是什麼，如何談判，如何與上級當局相處。

商務交流的主要任務是盡可能優化和簡化任何活動：例如，改善生產、科學、商業和社會領域的狀況。 同時，每個成為商務談判參與者的人，在此過程中，都會根據情境學習執行幾項任務：

• 加強夥伴關係合作，盡可能避免或盡量減少雙方發生分歧的可能性；
• 朝著與他人完整和諧的互動發展；
• 注意正確分配任務、任務、區域或影響範圍；
• 確保參與者之間存在信任和相互理解；
• 遵守商業環境中接受的那些行為標準。

在商務溝通的過程中，一個人有必要培養幾種有助於他在團隊合作中發揮作用的品質。首先，策略的目的應該是讓對話者勝任和合理地說服他的立場，同時保持爭論和堅持。同樣重要的是能夠合理地服從整個團隊的利益，遵守內部規定，包括工作日程和社會標準。

通常，最困難的任務是與業務關係的所有各方進行平等溝通，而不管個人偏好如何。此外，在股東大會期間，很難將重要信息與次要信息分開和分析，尤其是在員工還沒有足夠的業務對話或談判經驗的情況下。

當然，組織或公司的管理也應遵守某些框架和道德原則，在必要時滿足員工的需求，以加速實現目標。例如，在艱難的談判之前的讚美或表揚可以成為成功的強大動力。

所有這些技能並不總是簡單而容易地傳授給人們，一個好的領導者將永遠珍惜那些掌握了實現目標所需的溝通技巧並將其方法應用於商業領域的人。記住這一點總是很重要的 如果有一個共同的目標，分歧是不可能避免的，但有時它們是克服過程中每個參與者的所有可能障礙和個人成長的良好動力。

商務禮儀的概念包括兩部分規範：

• 地位平等的人之間的交流必須遵守的規則；
• 那些定義員工與其領導者之間關係本質的規則（“橫向”和“縱向”規範）。

禮儀還意味著對一個人的講話、講話結構的內容的關注，由此產生了穩定的問候形式、表達感謝和請求。如果一個人承擔管理公司或其活動的單獨部分等責任，正確和禮貌的溝通將始終是他的優勢。

任何商務交流，無論其形式和持續時間如何，都分為一定的 如果需要，可以從每個事件的過程中分離出來的階段，無論是員工和下屬之間的私人對話還是涉及多個利益相關方的談判：

• 相互了解的那一刻（或只是建立聯繫 - 包括頭部的問候）。接觸可以是主要的也可以是次要的，取決於合作夥伴是第一次見面還是不是第一次交流；
• 評估周圍情況和一般情況；
• 納入已成為談判主題的問題的討論；
• 解決問題或問題（如果可能）；
• 最後是告別，退出交流。

研究溝通技巧的本質和實際好處的專家已經確定了四個基本原則，通過這些原則來規範業務交互的各個方面。

首先， 商務溝通應該是人際的，旨在多任務和多維度的人際互動.儘管如此，人際方面也不應該被排除在外，即使人們不得不將集體利益置於個人野心之上。

業務交互應該是有目的的，有意識地朝著明確定義的目標前進。 在這方面，還應考慮到每個人潛意識的工作：目標既可以是有意識的，也可以是無意識的（潛在的）。例如，演講者針對某個問題準備了演講，客觀地向聽眾講述了這個問題，但同時又不自覺地自發地向聽眾展示了他的氣質、智力和修辭能力。

業務溝通必須持續.如果業務合作夥伴經常互相關注，這會刺激流程的不斷發展。同時，交流過程不僅意味著語言元素的存在，還意味著非語言元素的存在。在交流中使用非語言信息，一個人給他們一種或另一種語義負荷和顏色以及隨後的結論。

即使業務夥伴此時不說話或不在場，但所有這一切都參與了交際行為，並具有與談話相同的無可爭辯的意義。

沒有口語成分的行為方面同樣重要：它們為響應過程中的其他參與者和整個情況奠定了基調。

商業溝通總是多維的，因為在其過程中，參與者之間不斷地交換信息以及關係的調節。 首先，多維性意味著傳達這個或那個信息或請求的語氣：溫暖、友好、冷漠、處置、不信任、傲慢、圓滑，或者相反，不圓滑。

考慮到很多公司的員工要與外國合作夥伴密切合作，了解商務溝通的哪些細節可以接觸到其他國家代表的心態也很重要。

關於這個問題有兩種不同的看法。第一個版本傾向於認為現代世界和歐洲商業禮儀在其中的主導地位（包括英語作為一種國際語言）幾乎模糊了國界，並導致形成了所有民族代表共同的道德標準。此外，在過去的幾十年裡，國際合作在人類活動的各個領域都在積極發展。進行了密集的科學和文化交流，大大加快了所有進程。

現階段，一個在英國或美國受過教育的中國或日本的代表，對英國或美國人的心態會很了解，他們的商務交流方式對他們來說不會顯得難以理解或特定。

相反，第二種意見強調國家方面，並將其置於國際接觸的中心，特別是在談判過程中，這是溝通的基礎。第二版的支持者認為，談判中的大部分困難是由於文化差異造成的。它們對人有決定性的影響，從小就在教育中學習。此外，隨著國際商業關係的發展，那些在歐美禮儀中沒有商業關係經驗的人也參與其中，這將國家方面的因素納入了大局。

研究人員聲稱 如果由不同國籍的代表組成的各方利益一致，那麼種族標準的差異就不會那麼明顯。 但是，當出現爭議或衝突局勢時，一切都會立即浮出水面，種族因素的作用仍然需要考慮。因此，應簡要描述主要的民族特徵，這將反映不同國家的人在商務交流中的特徵特徵。

描述將包括最常見和最可能的心態特徵。這至少可以部分幫助了解業務合作夥伴的可能行為。

美國人總是強調自己的個性。 人權對他們來說是最重要的事情，這鼓勵他們也尊重他人。他們始終堅持平等、獨立，始終主張開誠佈公地開展業務，並且非常不喜歡任何形式的形式。在交流中，他們非常簡單，他們的衣服，即使是在商業環境中，也很舒適，沒有僵硬感。

他們的特點是競爭精神和取得成果，他們以賺到的錢來衡量成功。儘管美國人不喜歡小氣和迂腐，但他們很守時，習慣於按計劃生活。

法蘭西民族以其獨創性而著稱，因為它起源於很久以前。.眾所周知，法國是歷史文化底蘊深厚的國家之一。這個國家的代表以英勇和獨創性著稱，但同時也以狡猾和懷疑為特徵。法國人往往口才好，他們不喜歡沉默，但他們總是說得自如，自然而迅速。

在法國本身的商務交流中，個人熟人和家庭關係受到高度重視。他們非常巧妙而優雅地捍衛自己的觀點，但同時他們以相當艱難的談判而著稱，他們很少妥協和“回退”選項。

英國人傳統上是克制的，容易出現典故和一定程度的謹慎。，這在與陌生人交流時往往會導致孤立和不信任。同時，他們務實、進取，重視準確性，對每一個細節都一絲不苟，這是對他們的嚴格要求。

德國人很勤奮，也很準時，也很謹慎。 他們有時的特點是過分迂腐甚至吝嗇。他們很謹慎，總是在生活的各個方面爭取秩序，他們習慣於按小時字面意思地繪畫。

任何阿拉伯國家都對當地秩序的傳統敏感，在與阿拉伯世界代表進行商務交流時應特別考慮到這一點。阿拉伯人的傳統是第一位的，他們的行為標準相當嚴格，尤其是在商業領域。穆斯林世界的代表總是以親切和禮貌的方式陪伴初識者，將來這可能成為合作夥伴之間建立信任和開放的機會。

人們認為，性別和文化方面對於阿拉伯世界的代表來說是最具特色和具體的，但這並不完全正確。在許多商業領域的歐洲心態條件下，女性逐漸開始獲得一定程度的自由和獨立。

意大利人的特點是熱情、寬廣、非常善於交際，有時甚至太過分了。.為了與他們建立富有成效的業務關係，與提案清單的正式通信就足夠了。

西班牙代表的特點是嚴肅，同時又是開放和人性的。 他們的寶貴特徵是幽默感和團隊合作精神。有時他們可能會因為商務會議遲到，這有時會成為開玩笑和開玩笑的機會。

他們喜歡說話，但你不應該和他們談論內戰、鬥牛、個人問題和佛朗哥將軍執政時期。

瑞典人以他們的守時、一切事情的準確性、體面和可靠的伙伴關係而聞名。 瑞典的商業夥伴具有非常高的資質，因此他們尊重他人的專業精神。

他們懂幾種語言（通常是德語和英語），在交流中非常矜持，但如果合作夥伴之間建立了溫暖的關係，他們可以在非正式的環境中繼續。

在俄羅斯，商務交流的特點受到兩個方面的強烈影響：蘇聯時期的標準和俄羅斯人民固有的民族特點。我們甚至可以為我們在蘇聯出生和長大的專家感到自豪：進行商務對話的方法曾經受到許多外國人的高度讚賞，而履行承諾則是第一位的。

然而，外國專家也批評前蘇聯國家代表，在明確提出既定目標後，卻沒有過多關注如何實現。

在辦公室或政府環境中工作時應遵守一般規則和規定。您總是需要準時到達工作場所，及時完成所有訂單，遲到不按時完成工作是不可接受的。 如果您不按時參加商務會議，這不僅會破壞員工的個人聲譽，還會破壞組織或整個公司的形象。

當然，在辦公室或公務員工作時，著裝得體並符合機構採用的要求很重要。員工的外表應該反映機構的聲譽，因此也必須遵守道德標準。對於女性，允許穿著嚴格到膝蓋的裙子或經典剪裁的長褲套裝。鮮豔的挑釁服裝是不可接受的，還有大量閃亮的珠寶、水鑽、亮片和緊身的東西。

對於男士來說，穿著正式的西裝搭配襯衫將是最佳選擇。取決於機構的地位和商業夥伴會面的環境，可能需要也可能不需要關係。

有六個基本規則定義了通常稱為商務禮儀的本質：

• 工作必須始終按時完成；
• 不洩露組織的職業秘密，包括與員工個人生活有關的秘密；
• 您應該始終對同事表現出友善和關注（這適用於每個人——包括經理和他們的下屬）；
• 如果他人對工作質量表示懷疑，尊重他人的意見、批評和建議；
• 始終遵守機構採用的著裝要求；
• 在談話過程中始終保持言語控制，防止口頭和書面言語中出現不雅表達。

很多人都知道，任何層面的交流都不僅僅是文字或文字。面部表情和手勢在這裡起著同樣重要的作用，而且，通常在它們的幫助下，人們可以準確地定義伴侶想要什麼以及他與他人的真正關係。一些心理學家聲稱非語言交流在交流中具有優勢，並將其放在首位，因為它比普通對話傳達的信息要多得多。

面部表情和手勢是由潛意識衝動引起的，所以人們往往不太注意它們。起初，學習非語言語言似乎很困難，但這並不完全正確。一些基本技能就足以實現更有效的人際交往，並學會更好地了解人。

最好從對對話者的視覺評估開始這種練習：他如何保持自己，他站立或坐的位置，他的手勢有多強烈。有幾種通用手勢很容易正確識別。簡單的例子：如果笑容寬大而放鬆，則表示此人很高興；如果此人聳肩，則表示他對情況的困惑或誤解。

考慮像握手這樣流行的手勢 - 在任何地方的商業環境中都接受的動作。您可以通過以下跡象識別它本身攜帶的內容：在短暫握手的情況下，您可以得出對話者無動於衷的結論。

如果手是乾的，人很平靜；如果手是濕的，人很擔心。很大程度上取決於握手時眼神的性質：開放而熱情的眼神意味著伴侶的真誠和友好的性格，如果眼神“跑”或對話者避免與他人眼神接觸，就有理由懷疑他不真誠或恐懼。

如果在打招呼時，一個人的手被另一個人抓住，手掌朝下，這意味著握手的人（通常是無意識的）表現出在交流中占主導地位的願望。如果手掌向上伸出，這意味著希望將“領導手掌”轉移給另一個人。

有所謂的“開放手勢”，識別也不難。他們說，對話者是真誠的，並決心坦率地說。 “張開雙臂”的手勢是這樣的：夥伴向對方伸出雙臂，手掌朝上。同樣流行的“夾克打開”手勢意味著同樣的事情。

通常，人們必須觀察在咖啡館或餐廳進行談判時，參與者是如何在彼此在場的情況下脫掉外套的。如果談判成功並且雙方越來越傾向於彼此，那麼辦公室中也會出現同樣的情況。

表現出不信任或想要隱藏某事的手勢的特點是機械摩擦前額、下巴或太陽穴等動作：這樣，一個人會自發地想要遮住自己的臉。此外，上面已經提到的“移動”眼睛是不真誠的典型標誌。即使對話者委婉地、不知不覺地試圖不進行眼神交流，這也意味著同樣的事情。

保護性的手勢和姿勢表明伴侶害怕某事。在這種情況下，雙手通常會自動交叉放在胸前，如果同時手指也握成拳頭，那麼伴侶的情況顯然會升溫，如果對話者之間的緊張情緒沒有消除，衝突可能不可避免。

思考和評估手勢表明了困惑和一個人希望盡快找到問題的正確解決方案的願望。如果伴侶的手不由自主地凍結在臉頰上，他顯然對正在發生的事情感興趣並擔心某事：這是專注和專心傾聽的標誌。 在這種情況下，您應該開始找出解決問題的可能方法，以便就最成功的浪潮達成協議。

此外，如果談判的參與者之一開始捏他的鼻樑，這意味著同樣的事情——深度專注。人們開始擺脫當前狀況的階段可以通過抓撓下巴來表徵（眼睛經常被搞砸）。

如果對話者不再想參與談話並試圖結束談話，他就會開始垂下眼瞼，或者表示他不再對談話感興趣。撓耳朵意味著想要遠離談話的主題，如果其中一個夥伴開始輕輕地啜飲耳垂，他顯然想積極參與談話並表達自己的觀點。

如果對話者說謊，他會自動用手摀住嘴、耳朵或眼睛。有時，謊言的特點是緊張而安靜的咳嗽，以轉移其他人對該手勢的注意力。伴侶說謊的事實也可能意味著在談話過程中輕輕觸摸鼻子，如果對方揉眼皮，他表示希望擺脫對撒謊的懷疑。

在任何形式的口頭交流中，修辭技巧和口語的正確結構都是第一位的。 專家們已經確定了五種主要方法，您可以通過這些方法以口頭方式有效地影響公眾：

• 演講應該是無障礙的——在準備公開演講時，重要的是要考慮到演講對象的教育和文化水平；
• 演講應該是聯想性的，喚起聽眾的同理心和參與感，激發聽眾自己的思想；
• 演講應該是感官的——為了清晰起見，在演講中使用圖畫、圖形圖像、簡單的表格和圖表很重要；
• 言語應富有表現力，具有足夠的情感、手勢和麵部表情，具有增強言語感知的能力；
• 演講應該是激烈的 - 演講時，能夠適應聽眾的節奏並匹配其準備水平是很重要的。

除了要點之外，重要的是要考慮 商業領域中任何形式的指導性和傲慢的語氣都是不受歡迎的。 重要的是要贏得對話者的支持，讓他們知道對話是在平等的基礎上進行的。

商務交流的口頭藝術也基於創造最佳的語音結構、良好的語音輸出和豐富的詞彙。語音轉換不應該很複雜，不要在語法上使語音過載。 最好使用八個字的短句，最多十五個字。: 這樣會安排聽眾，把已經講的意思傳達清楚。

聲音的傳遞應該是富有表現力的，響亮的，但不是“尖叫”：有必要觀察措施 - 使講話既富有表現力，又令人興奮，同時又悅耳。

商務溝通方法各不相同，但不幸的是，並非所有方法都是正確、合乎道德和誠實的。他們所有人的目標都是按照自己的方式行事，而在商業領域中，您必須經常與他們打交道。有些技術是職業道德允許的，有些方法是不推薦使用的，以維護公司的聲譽和您自己的個性。

延期 - 任何一方都可以使用的中立技巧之一，以贏得時間考慮最終決定。

恐嚇方式 使用次要來源“骯髒”，但非常有名。例如：一個人試圖恐嚇另一個人，威脅要在媒體的參與下傳播虛假信息和謠言。發生這種情況時，最好立即終止與此類人的所有合作。

一個眾所周知的方法是 虛張聲勢.他也不是完全誠實，而是更正派，在他的幫助下，許多人取得了成果。這是一種操縱。該技術在於其中一個合作夥伴進行了分類攻擊：“我認為沒有更多理由繼續我們的談判。”萬一他的對手想要做一筆交易，那麼認真對待這些話，他可以放棄，開始在與交易有關的一個或另一個問題上向操縱者額外讓步。

“投降”方式 在於其中一位合夥人可能會說：“我沒有權利自己做這個決定，我需要諮詢。”通常，這是非常有效的，因為第二方會在對話者背後獲得某種“堅固結構”的印象，並且第二方會自動開始將自己定位到更低的位置。

威脅絕對是“最後一件事”，並且僅當任何一方不知道如何與合作夥伴建立其他關係時才適用。但是，它們也可以表明對手對達成交易非常感興趣。當涉及威脅時，保持冷靜和理性很重要。如果可能的話，你需要讓對手相信共同的目標可以不使用這種粗暴的方法來實現。

商務溝通中的職位與日常職位並沒有根本的不同。 它們如下：

• 友誼賽 - 意味著接受對話者，對他的完全處置。
• 中性的 - 對話者可以表現出克制甚至冷漠，這在溝通的最初階段是可以接受的。重要的是要向您的伴侶證明您的意圖的誠意和誠實，以實現他的仁慈。
• 敵對立場 - 公開拒絕合作夥伴或對話者。你可以試著說服他一開始至少採取中立的一面。
• 優勢地位 - 合夥人公開展示他的優勢，看不起別人。
• 平等相待 - 最佳位置之一。
• 順從的立場 - 當一方可能故意討好另一方以便以這種方式獲得其位置時。

沒有任何一次溝通，包括商業溝通，都會出現衝突情況。理想情況下，商業關係是一種溝通方式，其中情感計劃應該放在最後，首先應該是理性、審慎、利益程度、可能的利潤以及某些人在執行某種行為時的有效性。以實現主要目標為重點的任務。

衝突學領域的專家已經確定了幾種可用於解決任何衝突情況的解決方案：

• 統治方式 - 一方解決了衝突，但更多地對其有利，經常採用不道德的經營方式；
• 投降 ——一方在對方壓力下投降，在各方面做出讓步。在某些情況下，碰巧沒有其他出路，但這是解決問題的不可取的方法；
• 逃避衝突 - 故意解除其中一方的情況，該方不再決心繼續進一步溝通，因為它沒有看到解決問題的建設性方法；
• 談判 - 解決衝突的絕佳機會，在此過程中，各方正努力相向而行，為解決已經出現的困難局面提供可能和真正的方法；
• 裁判法 - 在這種情況下，允許與衝突沒有直接關係且不是利害關係人的第三方的干預。但是，來自外部的一個人或一群人盡一切可能確保衝突得到解決。

任何衝突局勢的最佳結果都是融合，當雙方共同找到解決方案時，其實施考慮到了共同的利益和願望。整合（或各方在心理上相互滲透）提供了一個極好的機會，可以公開和誠實地展示所有可能的分歧和重大矛盾。

在整合的過程中，各方分心於向個體的過渡，這在這種情況下是典型的，精確地專注於一個共同的目標，尋找困難但真正的解決機會。當然，解決衝突的綜合方式相當困難，尋找最佳解決方案尤其困難，但這是人們展示其所有組織和創新才能的絕佳機會。

在整合過程中 為了不丟失談話的主線並且不偏離主要內容，您應該盡可能集中註意力。 如果參與者因共同的願望而受到激勵和團結，以實現衝突的最佳解決方案，則可以使用一種簡單的方法。在兩張單獨的紙上，記錄一方和另一方的主要目標和願望，然後比較這些指標，找出矛盾，然後尋找可能的解決方案。

因此，很有可能將衝突轉變為一系列有用的建設性解決方案，並將其參與者的能量引導到正確和有用的方向上。當然，只有在最初的情緒激動和爆發已經平息，並且過程中的參與者都得出結論認為情況需要採取緩和措施時，才有必要在談判桌上坐下來製定這樣的計劃。新的水平。

在商務溝通的過程中，也可能出現特殊的障礙，導致商務溝通變得不那麼高效和信任。在最壞的情況下，溝通障礙的出現可能導致聯繫的終止和典型的衝突情況，其解決方案完全取決於有關各方。 主要障礙是：

• 審美的.由於過於古怪或不美觀的外表，可能會導致溝通障礙，甚至不願與人溝通。如你所知，一個人是“以衣相見，惟以意念”，所以如果對他的第一印像被寵壞了，進一步的接觸可能會很成問題。這就是為什麼在商業領域中已經制定了諸如著裝規範之類的概念及其標準，它從字面上“確保”人們免於因審美考慮而出現障礙的可能性。另外，辦公室不整潔和秩序也會造成審美障礙，一旦發生這種情況，聲譽就很難挽回了。
• 聰明的。 眾所周知，所有人在智力發展的類型和水平上都有很大的不同。如果具有不同智力水平或類型的人之間發生衝突，這可能會導致無法克服的障礙。為了防止這種情況發生，公司和組織的負責人應該對員工進行更徹底的選拔，選擇高素質的專家團隊作為主要“參與者”，並對新人進行現場培訓，使他們隨著時間的推移獲得適當的經驗並做到不變成外人。

• 激勵性質的障礙 - 當一個對話者對另一個人表達的想法不感興趣時。對話者對他來說只是實現某種個人或職業目標的一種手段，他並沒有事先將他視為一個成熟的合作夥伴，換句話說，他根本沒有動力去更認真和更全面地對待他。
• 道德障礙.這些包括一個人無法克服的障礙，因為某些溝通方法和方式對他來說根本無法接受。這可能是徹頭徹尾的粗魯，是同事和商業夥伴之間不誠實和卑鄙的表現。此外，來自領導者的心理壓力以及他明顯的傲慢和優越感可能會成為嚴重的道德障礙。這種商業方法顯然是沒有建設性的，但不幸的是，它在企業中非常普遍。
• 最後，情感障礙.一個人，由於他經歷非常不愉快的情緒，無法對特定情況做出充分和理性的評估。

因此，商務溝通是一門完整的藝術，那些已經認真決定深入研究個人創業和在大型穩定公司尋找工作的人應該研究它。當然，在商業和管理領域工作並不容易，因為人際關係問題總是尖銳而持續的，尤其是在危機情況下，往往會導致財務崩潰和員工與合作夥伴之間的衝突情況.

主要是更詳細地研究與商務溝通相關的各個領域，在實踐中應用所獲得的知識。

您可以從以下視頻中了解有關商務溝通複雜性的更多信息。