電話商務溝通的微妙之處
商務溝通的藝術是談判的一個重要方面，並且多年來一直沒有失去其相關性。通過電話進行商務溝通的強度逐年增加。並且隨著移動通信的發展，成為主要的通信方式之一。要掌握電話交談的技巧，了解商務溝通的微妙之處和規則很重要。
特點
電話在現代世界中發揮著重要作用，因為在它的幫助下，我們與親戚、朋友、同事、管理層和商業夥伴進行交流。
因此，在與某個圈子的談話中，一個人使用適當的溝通方式，例如，永遠不會像與親密朋友那樣與他的老闆進行對話。在這種情況下，使用更正式的通信類型。
對人口進行社會學調查、接聽客戶電話或電話談判的員工也應使用商務禮儀。 通常，成功的電話交談成為建立良好業務關係的關鍵。 甚至公司的形像也可能完全取決於員工通過電話進行勝任對話的能力。
信息性對話的商務對話時間限制通常為一分鐘。如果通話的目的是解決問題，那麼時間段可以增加到三分鐘。
如今，大多數電話都是通過移動設備撥打的。 使用此通信工具，您必須遵守一些規則。
- 在與客戶的商務會議、電影院、研討會上，請務必關閉手機或將其設置為振動。
- 移動設備比固定電話對聲音更敏感。因此，在公共場所，需要在不受外界干擾的情況下進行私人談話的情況下，您只需輕聲細語，對話者一定會聽到您的聲音。
- 不要在手機上設置太大聲的鈴聲。他可以嚇到周圍的人。
- 盡量簡短。在有第三方在場的情況下，談話的持續時間不應超過 30 秒，否則可能會在人面前顯得不禮貌。如果有充分的理由進行電話交談，例如親戚生病或發生重大交易，則應將情況通知在場的人。
- 避免在商務午餐期間進行電話交談。如果有緊急需要接聽電話，那麼您應該離開桌子並在不太擁擠的地方交談。
禮儀
電話溝通中的道德標準對於公司的有效運營非常重要。電話交談文化是一種特殊的商務溝通方式。 了解禮儀規則將有助於加強業務聯繫並提高組織的盈利能力。
- 有必要向要與之進行電話交談的人打招呼。最適合這一點的是與一天中的時間相關的短語（“早上好”、“下午好”或“晚上好”）。
- 在商務電話交談中，監控自己的語調很重要。為了不疏遠對話者，你需要禮貌而平靜地說話，避免不必要的情緒。
- 寒暄後，建議自我介紹，並給出姓名、職務和組織。
- 如果你打電話給一個人，你應該經常澄清他現在是否方便說話。
- 根據道德標準，您需要在第二次或第三次響鈴後拿起電話。
- 在談話過程中，不要吸煙、吃東西或喝水。
- 如果呼叫者對組織的另一名員工感興趣，則必須將對話轉發給他或必須打開等待功能。
- 在您輸入錯誤號碼的情況下，您需要向對話者道歉，不要問不必要的問題，並立即說再見。
- 切勿在清晨、午休時間或工作日結束前打電話。
- 秘書或助理可以代替經理撥打或接聽電話。
- 只有當合作夥伴或客戶向您提供了他的聯繫方式時，您才能將其呼叫個人號碼。但在周末和節假日，此類電話是被禁止的。
- 有時由於溝通不暢而導致對話中斷。在這種情況下，最先打電話的人應該回電。
- 不要拖延談話。長時間的談話會使對話者感到厭煩並引起不滿。如果溝通延遲，談話的目的沒有達到，那麼你可以在第二天給客戶回電話或者安排一個私人會議。
- 談話結束後，建議對對話者表示感謝，並在詢問他是否有任何問題後，禮貌地與他告別。這個簡單的動作將完成對話並鼓勵進一步的合作。
如何準備？
您應該仔細準備電話交談並執行一些具體操作。 讓我們仔細看看要點。
- 只有在製定了明確的談話計劃後，才值得打電話給對話者。為了消除次要細節，您可以製作圖形或示意圖。
- 寫下在談判過程中需要記住的重要問題。
- 準備溝通過程中可能需要的文件（信函、報告、合同）。
- 提前從對話者那裡找到一個方便的撥打電話的時間範圍。
- 要記錄收到的信息，請準備筆記本或日記。
- 找出將參與對話的人員的一般列表，以便按姓名和父名稱呼他們。
- 在撥號之前，盡量以積極的方式調音，那麼你的情緒狀態，當然應該引起對話者的位置。
- 在進行電話交談時，請考慮辦公室通信的安全性，因為有價值的信息可能會落入競爭對手的手中。
在即將到來的電話交談中，也有一些應該被排除和不允許的點。
- 無需與不熟悉或隨意的人討論業務問題。最好親自預約。
- 不建議要求無權這樣做或不相信的人做出決定。通過電話，他可以表示同意，儘管他會反對這個決定。
- 如果您不確定對話者是否同意您並願意提供幫助，則不應提出請求。
你不需要在電話里長時間保持沉默，否則來電者會覺得他們沒有在聽他的話。
如何正確說話？
電話在商務溝通中的作用是雙重的。很多時候，它分散了白天執行的緊急任務的注意力，但同時加快了許多任務的解決。這就是為什麼有必要學習電話交談的原則，這有助於更有效地使用它。
對於具體工作是與潛在客戶進行電話交談的員工來說，掌握商務溝通技巧非常重要。 許多公司試圖從第一句話就與來電者建立聯繫，以使他成為真正的客戶。
電話交流中的第一印象直接取決於聲音的音色和有能力的演講，因為對話者在第一分鐘會呈現與他交談的人的虛擬形象。
公司競爭使用不同的方式來吸引客戶。服務推廣的一個重要階段是電話銷售，因此管理者必須正確、委婉地與客戶進行對話，否則有利可圖的合同就會流向競爭對手。
提示與技巧
以下提示將幫助您通過電話在商務溝通中取得成功。
- 建議您致電為您提供一些有用服務的人。感謝的話對於以後的合作非常重要。
- 進行對話時始終保持微笑。訂閱者肯定會感受到您的微笑和樂觀。
- 在談判過程中，盡量預測對話者的思路。
- 切勿使用褻瀆或口語。這與溝通文化背道而馳。
- 使用調用者能夠理解的表達方式和術語。
- 與某人同時通話時，請勿用手蓋住聽筒。因此，對對話者表示不尊重。
- 自信而準確地解釋你的立場，因為準確是國王的禮貌。
仔細聽來電者的聲音，以免迷失思路。如果您要求復制信息，那麼對話者可能不喜歡它，您的聲譽將受到威脅。
- 重要的是要迅速進行談判，毫不拖延地回答提出的問題和使提案混亂。只有當專家忙於尋找談判所需的文件時，暫停才是合理的。如果停頓時間延長，則此人完全有權中斷交流。
- 在電話、真實或虛擬交流的時刻，有必要非常有禮貌。高聲喊叫和說話被視為違反道德規範。
- 正確地告別對話者，因為熟練地完成對話的重要性不亞於對話的主要部分。您可以讓來電者先掛斷。因此，您將以友好的方式結束對話。
當然，要在電話上成功溝通，您需要有良好的措辭。為了使您的演講富有表現力和聲音悅耳，請使用以下視頻中的課程。
