職業秘書

在幾乎所有現代公司的辦公室裡，秘書都佔據著特殊的位置。這是幫助維持組織秩序和效率的專家。事實上，它是經理、員工、合作夥伴和客戶之間的中介。通常，獲得這個職位並不困難 - 並不總是需要高等教育和豐富的工作經驗。如果您有效和負責任地履行職責，您可以在未來建立一個有趣的職業生涯。

自古羅馬時代以來，就已經註意到秘書這一職業的提及。根據歷史學家的說法，這些工人是由該國的貴族和貴族或僅僅是富有的公民僱用的。 秘書是受過良好教育的下層人士。 當時，這些工人的職責包括辦公室工作、通信，通常還包括雇主的財務甚至機密。

在俄羅斯，由於彼得一世，秘書職位於 1720 年出現。 對職業提出了嚴格的要求——教育、良好的法律知識、對所有細微之處和細節的理解。自 1840 年以來，私人秘書的職位一直很受歡迎。- 很多企業的管理者經常開始需要私人助理。

秘書的現代職業通常是辦公室的接待和組織工作 - 不僅幫助經理，還幫助同事和訪客。今天，秘書被認為是公司的面孔，來訪者通過他或她的外表來判斷整個企業的穩固性。如今，由於其特殊性，這個職業被認為主要是女性。 在專業的發展過程中，根據專業的不同，形成了秘書處的多個方向。

• 辦公室秘書（辦公室經理）。 職責是分配電話，會見客人，執行管理層的指示並確保辦公室的穩定運作（訂購文具，水等）。要獲得職位，員工不需要特殊教育。在職業階梯中，這個位置往往是起點。

• 秘書參考。 該職位類似於辦公室經理的工作，但更負責任和復雜。在這裡，職責將是準備設計解決方案、編輯文件、起草負責人在各種活動中的演講的文本，以及對組織員工的部分工作進行控制。獲得這樣的職位需要有特殊教育（課程、培訓中心）。

• 頭部的私人助理。 這個職位被認為是榮譽的。這樣的助手需要與管理層建立關係並營造信任的氛圍。要履行職責，您需要了解專業知識、辦公室工作基礎知識、抗壓能力和自信心。通常，這項工作包括解決組織和管理任務。

除了這些專業之外，還有一些具體的專業。

• 文員。 組織文檔、開具發票、登記傳入和傳出信件並創建檔案的員工。
• 秘書兼翻譯。 除了主要職責外，還需要高水平的外語水平。員工參與與外國合作夥伴的談判。
• 法庭文員。 員工在法庭上服務，檢查人們出席會議的情況，保留聽證會記錄，起草司法行為並執行法官的各種任務。
• 技術秘書。 履行職責，你必須掌握“盲”打印方法，接聽電話並能夠使用辦公設備。

現代職業的其他特徵是：

• 商業信函;
• 使用“盲”法進行高速打字——無需看鍵盤並使用全部 10 個手指；
• 能夠使用各種辦公設備；
• 系統化文檔（通信、存檔）的能力。

該專業的優勢可以稱為以下幾點：

• 沒有身體活動；
• 有機會獲得重要的溝通技巧並建立有用的聯繫；
• 找工作不需要有專長；
• 在舒適的條件下工作；
• 在某些情況下，您可以將辦公設備（複印機、掃描儀）用於個人目的；
• 有時你可以把學習和工作結合起來。

與任何其他職業一樣，秘書的職位也有其缺點：

• 不斷出現在管理層的腦海中；
• 日常無可挑剔的外表（在大公司中尤其重要）；
• 相同類型的任務和日常工作（通常是小型組織的特徵）；
• 工作壓力大；
• 完成與工作無關的上級個人任務；
• 很少有機會實現自我；
• 操作模式可能不規律。

秘書的發展前景往往令人質疑。一些經理並不急於失去一名優秀的員工並將他調到另一個職位。其他與負責任、勤奮和專業的工人有關的人表現出理解並經常得到提升。

旨在規範員工權利和義務的文件是一份工作描述，對秘書和管理層同樣重要。 它包含了勞動協議雙方的權利和義務，使其可以作為有效協調生產過程的工具。

沒有單一的指令形式，因此可以使用現成的模板進行編譯，或者您可以開發自己的文檔。在起草文件時，重要的是要考慮到，在每個公司中，儘管主要工作相同，但秘書執行不同的職能。

職位描述應考慮到專業標準，並包括以下主要部分。

• 一般規定。
• 功能。
• 工作職責。
• 權利。
• 一份責任。

除了主要職責外，還可以在職位描述中添加其他功能，同時考慮專業化。因此，文員、技術秘書、軍事或科學秘書的指示將包含類似的基本秘書職能，但在需要在文件中指明的專業職責上有所不同。

在古典意義上，秘書的主要統一職責包括以下職能：

• 提供負責人的行政活動；
• 進行商務信函，包括電話和電子郵件；
• 接受和重新分發信件，準備並發送對收到的信件的回复；
• 收集和處理負責人所需的信息，提供辦公室工作；
• 接受員工的文件，以進一步移交給管理層以進行簽名和熟悉；
• 準備會議、會議和會議，保存會議記錄；
• 購買文具和其他必要的產品以確保辦公室的順利運作；
• 解決接待員工和訪客的組織問題；
• 從事與所擔任職務相關的其他工作。

其他職責可能包括：

• 監督指示和命令的執行情況；
• 掃描和復印文件；
• 取消或重新安排；
• 訂票和酒店房間；
• 編制差旅費報告；
• 為客人準備飲料和點心。

工作中的秘書要經常和不同的人進行大量的交流，所以一個好的專家必須滿足以下要求：

• 整潔；
• 準確性;
• 善意;
• 語言文化；
• 社交性;
• 沒有壞習慣。

既然秘書是公司的“面子”，那麼一個不可或缺的標準就是員工的長相。這裡需要注意的是，我們談論的是風格和品味，而不是模特的外觀。女性經常成為秘書，因為人們認為她們更靈活、更抗壓，並且能夠在辦公室營造舒適的氛圍。

秘書工作的特殊性在於定期協助負責人開展業務。 因此，以下專業素質極為重要：

• 一份責任；
• 準時；
• 注意力;
• 表現;
• 可學習性；
• 組織。

要獲得一份秘書的工作，你通常不需要高等教育；完成專業課程是非常合適的。 在心理學、速讀和速記領域獲得的知識將很有用。 秘書這一職業的基本知識可以在專科院校獲得。此類培訓適用於已完成學校 9 年級或 11 年級的學生，並且需要 1-3 年，具體取決於可用的中學教育。

如果選擇落在一家有信譽的公司，那麼接受專業教育很重要。 例如，俄羅斯聯邦外交部設有培訓秘書的培訓中心。該中心教授學生計算機知識、辦公室工作基礎知識、商業道德和禮儀以及英語。由於國內大學不提供文秘培訓，因此擁有語言學、傳播學、心理學等類似領域文憑的考生具有優勢。一些公司為他們願意僱用的候選人提供培訓。

您可以在信譽良好的組織、小型企業和政府機構（如學校或大學）擔任秘書。 今天，幾乎每個領導者都需要秘書或助手。 秘書的職位籠罩在各種神話中 - 一些人談論從這個職業開始有趣的職業生涯，而另一些人則認為實​​際上不可能獲得晉升。

事實上，職業發展很大程度上取決於個人素質。 主動性和努力工作將幫助您在公司內晉升到更高的職位，例如，首先擔任助理經理，然後成為經理。公司的進一步發展將掌握在專家本人的手中。

在職業生涯之初，很難指望高薪。 對於沒有經驗的工人，雇主通常提供 15,000-20,000 盧布的工資。取決於居住地區。 在大城市，工資通常更高。經驗豐富的員工的平均工資為 30,000-45,000 盧布。橫跨俄羅斯。更高素質的專家，例如經理和推薦人的私人助理，賺取 60,000-80,000 盧布。