誰是秘書參考，他做什麼？

秘書的職位長期以來一直是許多公平性別最理想的職位。以前，作為一項規則，除了有吸引力的外表之外，對這樣的員工幾乎沒有任何要求。然而，現在一切都變了，有時這樣的員工是團隊的重要組成部分，必須準備好執行許多職能。結果，他經常忙於工作。關於這些職責是什麼，必須滿足哪些要求才能獲得工作機會，請閱讀本文。

“秘書”這一職業起源於古羅馬時代。 “秘書”是皇帝的心腹——具有重大政治影響力的人。 這一職業在第一次世界大戰期間獲得了新的開始，但已經意味著履行完全不同的職責。只有“秘書”本義的迴聲以總書記和國務卿等職位的形式保存到我們這個時代。

如今，助理秘書的職業需要執行與文件相關的工作，組織辦公室工作，管理辦公設備和其他功能。 溝通技巧和注意力被認為是秘書參考的重要技能。前綴“referent”表示員工將與上級就各種工作事項進行溝通。很明顯，想要擔任這個職位的人之間的競爭非常激烈，尤其是在大公司或公司中。秘書必須具備的特定技能有時可能取決於公司的活動領域。簡而言之，在一家銷售設備的公司中，秘書需要了解進行商務談判的複雜性。然而，這根本不是必需的，對於每個公司來說，一切都是獨立的。

各大招聘公司聲稱，該職位與司機職位和其他類似職位一樣，涉及大量加班。 這些職位的人被迫適應上級的日程安排，並準備好幾乎 24/7 全天候工作。現在，“虛擬秘書”越來越受歡迎，它為那些沒有機會租用辦公室或只是因為節省成本而沒有租用辦公室的公司承擔了常規秘書的大部分職責。另外，應注意秘書外觀的重要性。秘書應穿著商務風格，避免明亮，離譜和不合適的妝容，髮型。

該文件包含與員工活動相關的所有職責。工作描述還包含員工的權利和對他的要求的描述。該文件還包含有關在員工缺勤期間誰必須更換員工的信息。還值得注意的是，如有必要，可以修改和更改職位描述。 在以下情況下可能會發生這種情況。

• 改變秘書參考的職責。
• 組織文件的變化出現。
• 組織結構出現變化。

以下是助理秘書的主要職責。

• 通常擔任這個職位的人負責為辦公室提供文具。如有必要，他還必須訂購雜貨。秘書的直接職責是訂購飲水機並監控其是否充足。
• 秘書參考必須接到負責人的電話並出示他們的“篩選”。
• 他還必須組織接待訪客的程序。
• 這個職位的人直接向公司的首席執行官報告。因此，執行的大部分職責將與他的請求和命令有關。
• 職責清單還包括接收和發送接收和發送的信件，應總經理的要求準備任何必要的文件，控制主任需要簽署的文件。
• 秘書還將董事的必要信息傳遞給員工，反之亦然，必要時將員工召集給董事。
• 該員工還經常與管理和維護部門互動。有時他可以與該部門的員工協調為辦公室提供文具和庫存的問題。與上述第一段不同，該段並不總是在助理秘書的職位描述中規定。
• 秘書必須預訂機票和酒店房間，以防董事或其他員工出差。
• 在某些組織中，秘書必須將即將舉行的慶祝活動、員工生日和公共假期通知上級和/或其他員工。有時這是由人力資源專家完成的。
• 秘書必須每天為新的一天的開始準備主任招待會-打開燈，辦公設備（打印機，計算機等），準備必要的文件。

秘書推薦人必須對工作流程負責，無權洩露機密信息。 這樣的員工負責文件的安全並及時將其提交給上級。 秘書對未能履行職務說明書規定的職責，即未能履行其工作職責，包括遲到等違規行為負責。如果員工在處理文檔時疏忽大意，他可能會遇到問題。

對屬於“商業秘密”範疇的機密信息的洩露承擔責任。 禁止員工損壞設備，特別是提供給他或屬於公司的家具。秘書負責對員工無禮或粗魯的態度。由於他幾乎每天都與所有其他員工交流，因此秘書必須是不衝突的和外交的。

首先，助理秘書有權向各個員工索取其工作所需的各種文件。 秘書可以自行決定根據其重要性分配來電。 在接待處接待來訪者的程序也是如此。如果出現違紀行為，他還可以要求員工作出解釋。助理秘書還可以訪問歸類為“機密”的文件。

只有 CEO 可以解僱或僱用這樣的員工，而不是部門或部門的負責人，在其他情況下。 這同樣適用於譴責。秘書可以就管理工作的文件或方法改進工作向管理層提出建議。它還可以優化一些工作流程。與其他員工一樣，他有權要求創造舒適的工作條件，甚至可以口頭要求違反勞動紀律的員工作出解釋。

通常，秘書的工作是根據他的勤奮和效率來評估的。因此，其他技能是次要的。員工必須能夠與人溝通，談判，發表良好的演講。 必須能夠解決各種組織問題，使用 Microsoft 辦公程序 - Excel、Power Point、Word 等。

對教育沒有嚴格的要求，對所接受的專業也沒有嚴格的要求。然而，教育必須是，儘管是次要的。由於工作主要與記錄保存有關，因此法律專業畢業生是首選。 1年工作經驗優先。 工作經驗的替代方法可能是參加秘書培訓課程。

在外國公司，未來的員工可能需要了解一種或另一種外語。秘書必須能夠正確地表達自己的想法，撰寫和起草文件，沒有語法錯誤。

對這個專業的要求很高。通常，此類活動最適合剛從教育機構畢業的年輕專業人士。這項活動是了解公司結構的絕佳機會。 人們相信，在這個職位上，一個人可以獲得未來優秀經理的良好技能。 由於助理秘書的職責範圍很廣，即使對於最小的公司，他也是重要且必要的員工。