艾森豪威爾矩陣——正確使用時間

在我們這個快節奏的時代，時間似乎不僅流逝，而且以超音速飛機的速度飛逝。在這樣一個事件和日子的循環中，裝載著大量的案例和計劃，我們往往無法實現計劃的一半。而我什麼都想做。讓我們仔細看看如何使用艾森豪威爾矩陣正確使用時間。

時間就是我們所擁有的。 我們的生活是好是壞，直接取決於我們如何以及如何度過分配給我們的時間。 而那些夢想有時間在路上做很多事情的人，通常會學習如何有效地管理他們的時間。時間管理（time management）不過是計劃而已。正是因為這種苦澀的感覺，時間很短，時間非常缺乏，所以什麼都做不了，這有助於停止擔心。

曾幾何時，美國著名軍政人物、同時也是美國總統的德懷特·大衛·艾森豪威爾認真地致力於尋找有效計劃問題的解決方案。他設法找到了解決這個問題的方法，他甚至想出了自己的 時間管理系統。

碰巧的是，人腦更容易更好地感知結構化信息，也就是說，它被帶入某個特定的系統，分解成書架。同時，最好將這些貨架可視化，使它們可視化，例如，使用某種圖表或圖表。艾森豪威爾矩陣正是這種案例分佈原則，它是有效時間管理理論中的主要方法之一。

使用矩陣可視化事務和行動計劃非常簡單。在紙上畫一個正方形，用兩條垂直線將它分成四個相等的區域。你應該得到一個帶有十字形格子的窗口。這些字段將您的案例分為 4 組，每組將取決於重要性/不重要和緊急/非緊急的跡象。 由線相交形成的場稱為像限（一個數學概念），表示如下：

• A象限（重要和緊急的任務）；
• B象限（重要但不緊急的任務）；
• C象限（不重要，但緊急的任務）；
• D象限（不重要和不緊急的任務）。

艾森豪威爾矩陣既有優點也有缺點。 我們將描述兩者，並從優點開始。

• 儘管它的名稱“矩陣”暗示了一些複雜的東西，但該系統實際上非常容易理解和應用，沒有任何困難。
• 案例、目標和目標僅分為 4 類，這有助於更好地導航它們。
• 根據緊迫性和重要性的標準分配任務，可以將不緊急和不重要的事情推到後台，從而讓重要和緊急的事情浮出水面。這就是分析和過濾案例的方式。那些根本不需要花時間的就被淘汰了。
• 主要優點是矩陣允許您盡可能高效地花費時間，這反過來又可以按時完成所有事情。

這個系統也有缺點。

• 矩陣在長期規劃中是無效的。它適用於時事或為近期計算的事務。
• 當沒有每日目標時，就沒有必要使用這樣的系統。
• 為了有效地使用矩陣，有必要快速準確地將目標分配到組中。要做到這一點，你需要了解其中哪些可以被賦予“重要”的程度，哪些目標不是很重要，哪些需要緊急完成，哪些是可選的。這樣的訓練需要時間，也就是說，矩陣不會立即開始為你“工作”，這是一個減號。
• 並且，由於上一段，分配某種狀態的案例的準確性可能存在錯誤。

讓我們更詳細地考慮矩陣的每個像限。

如果你是規劃大師，那麼像限 A 將是空的。 如果裡面出現了東西，這表明你的組織很差。 您允許在緊急工作和堵塞的情況下進行教育。這張照片的原因通常是懶惰。

或者你可能會放錯優先級。當然，有時這種情況是可以接受的，但當系統地觀察到這一點時，就只需要進行個人自律。為了避免A象限一時的“落腳點”，需要及時應對在其餘領域輸入的任務。

但是仍然可以在 A 象限中添加一小部分要做的事情。 有可能：

• 健康問題;
• 案件的失敗可能會引發問題，惡化生活質量，威脅家庭和工作的福祉；
• 案例的失敗將使實現主要目標的道路大大復雜化或導致其失敗；
• 退出各種緊急和危機情況。

但是，如果您在這個像限中有很多積分，那麼請全力以赴消除它們。並且不要忘記，重要和緊急事項列表中的某些項目的執行可以完全重定向，委託給受信任的人之一，不必僅由您自己承擔所有案件的全部負擔。這種方法將幫助您快速應對 A 象限的豐滿度。

觀察表明，喜歡從 B 象限解決問題的人會變得最成功，職業階梯爬得更快，經濟上最富裕，不缺乏時間，過著和諧、充實的生活。 非緊急任務屬於最有希望和最優先的任務類別，如果一個人將主要注意力放在他們身上，那麼一切對他來說都是理所當然的。

應該考慮到 B 組缺乏緊迫性有時會導致計劃項目的執行延遲，並且他們會遷移到 A 組，在那裡他們已經需要快速響應。 如果您逐步並定期地解決重要但不是很緊急的任務，那麼這個過程將順利有效地進行。 此類案件的執行必須以負責任的態度對待，不急於求成，可以完全控制案件的進展，把所有的細節都做到理想，把所有的步驟都想清楚，從而取得豐碩的成果.

艾森豪威爾矩陣主要教您如何正確確定優先級。這意味著計劃中最重要的事情是能夠區分導致您實現大目標的重要事物和次要目標的能力。 C組應該包括的任務並不重要，本質上它們是偏離主要目標的事情，它們不利於進步，相反，只會阻礙發展過程。 它們常常使人們難以集中精力實現重要目標，從而降低過去時的有效性。

不要將領域 C 中不重要的緊急事項與領域 A 中極為重要的緊急事項混為一談。這往往會將真正重要的事情留在後台。這種情況的一個生動例子可以是外部某人強加的會議，您不需要參加會議，或者空談冗長的談話，參加聚會和慶祝活動，來自您不感興趣的人的邀請，一些家務、家用電器故障等。是的，這必須緊急完成，但解決這些任務並不是至關重要的，他們不這樣做也不會帶來麻煩。

該組的課程不提供任何東西，相反，它們可以造成傷害。 它們應該推遲到以後，最好完全忽略它們。 但是您需要親自了解敵人-您絕對應該列出 D 領域的此類“害蟲”，因為這些活動正是“吞噬”我們時間的活動。正是這些東西對許多人如此具有誘惑力和吸引力，它們的簡單性和承諾會給人放鬆和快樂，花時間在甜蜜的幸福中。

這些“案件”的這些特點，給他們帶來了巨大的誘惑，首先要處理它們，就像他們所說的，讓全世界等待。要擺脫這種偽行為的池子是非常困難的，它們對一個人來說非常容易上癮。但是不能放棄消除這種習慣的嘗試。

這些活動包括：

• 無所事事、空洞、無意義的對話（電話和現場）​​；
• 與上一段中的對話相同，即時通訊、社交網絡、各種聊天中的通信；
• 觀看不帶有語義負荷的電影、連續劇、電視節目，分散注意力，從引起各種負面情緒的嚴重問題和行為上分心；
• 電腦和其他（非開發）遊戲。

毫無疑問，身體和靈魂需要休息，但還有許多其他有用的方法可以實現它：

• 閱讀優質文獻；
• 參觀展覽、劇院和博物館；
• 開發智力的遊戲；
• 游泳池課程、健身房、溜冰場旅行、出城親近大自然、旅行等。

如果你不能從你的生活中徹底消除 D 組的有害活動，那麼你至少應該嘗試推遲它們，只在 A 組和 B 組的任務完成時才關注它們。但盡量減少投入的時間去“清空”活動。

該案例很有可能被分配到一個不合適的組。 這是建立優先級層次結構的主要問題。為了更容易處理它，你需要學習如何用兩個詞來回答兩個問題——“是”或“不是”。例如：“做這個任務會幫助我更接近我的主要目標嗎？”回答“是”表示事情的重要性，回答“否”表示不重要。

“如果我現在不解決這個問題，明天它會失去意義嗎？”答案“是”意味著案件的緊迫性，答案“否” - 不是緊迫性。以這種方式確定每個活動的類別後，首先從 A 組執行任務，然後從 B 組執行任務。

編譯矩陣的最佳時間是新一天的開始。 仔細想想你在不久的將來會面臨哪些任務，並以常規清單的形式將它們寫下來。然後用上述問題對他們每個人進行測試，並根據答案將它們放在字段中。不要忘記提及那些讓我們白費時間的最小和最微不足道的事情。

您自己確定任務的總數。將案例劃分為適當的類別後，您可以在筆記本上寫下或在電話管理器中按照緊急程度和重要性的降序創建一個常用的方便列表，以便列表中的第一個是來自 A 組的案例，第二個 -來自 B、來自 C 和來自 D 的第三個可能根本不被記錄。不要忘記 A 組和 C 組的任務需要委託給親戚、朋友、同事或下屬。但是 B 組 - 這些是您自己做的重要事情。

任何需要它的人都可以使用艾森豪威爾矩陣。 好，因為它對每個人都同樣有用，不分年齡和社會地位：組織和企業的負責人，普通工人和僱員，家庭主婦，學生和在學校學習的孩子。

讓我們看一個根據艾森豪威爾系統的每日條目可能看起來如何的示例。

緊急和重要病例組：

• 把車開到服務站修理，因為我工作需要它；
• 提交季度報告；
• 處理銀行卡出現的問題。

一組不緊急但重要的案例：

• 制定新主題並概述新項目的主要方向；
• 戒菸；
• 學英語;
• 買健身房會員。

緊急但不重要的病例組：

• 去法務部參加 San Sanych 的周年慶；
• 在春天的第一天祝賀社交網絡中的每個人。

非緊急和不重要病例組：

• 把衣櫃裡的東西整理好；
• 拆卸夾層的東西；
• 觀看系列
• 玩鸚鵡。

艾森豪威爾矩陣可以比作一個清潔系統，一個過濾器，可以讓你擺脫不必要的東西。 一開始，你可能需要每天寫，但隨著經驗的積累，你會開始在直覺層面感覺到哪個案例屬於哪個類別。 而一旦掌握了這樣一個時間管理系統，你學會瞭如何有效地使用它，以及如何正確地將案例分配到像限中，你就會立刻感受到一股自由。您將開始有時間按時完成所有事情，同時不要急於求成，您的生活將恢復正常，似乎無法實現的目標將突然開始實現。您將得到保證，身體狀況良好，精神振奮，精力充沛。

紀律是成功的基礎。 你肯定關注過那些不具備這些品質的人，他們處於無盡“案件”的無盡旋風中，一直在做一些空洞的、毫無意義的事情，但在他們看來，這是不可能重要的事情。而這些人的神色是不斷的疲倦、疲憊、迷茫、不開心。他們總是易怒、煩躁和不安。

如果你不想那樣，不想只引起人們的同情和憐憫，那麼你必須按照相反的原則行事。如果這就是他們發生的一切，而你想要相反的結果，那麼你需要以相反的方式行事。 即：紀律嚴明，掌握自組織的技巧，堅持清晰的計劃、時間表和製度，清楚地知道什麼時候做什麼，最重要的是，這一切是為了什麼，目標是什麼。 在這些問題上，艾森豪威爾矩陣將是您的好幫手。

畢竟，它的創始人，以它的名字命名，能夠建立如此令人眼花繚亂的職業生涯，成為美國人民最著名和最受愛戴的總統之一，以及一位非常成功的軍事領袖，這並非沒有道理。儘管這個偉人出生在一個貧窮的家庭，但所有這一切。有了這樣的人，你可以放心地舉個例子，並使用他們發明的工具。