商務溝通的類型和主要階段

商務交流是現代社會生活中不可或缺的一部分。每天在工作中，有一定地位、擔任特定職務的人都會使出各種類型，嚴格遵守公務禮儀的明示和潛規則。正確建立的業務溝通即使是新手經理也能成功實現目標。

商務溝通的概念隱藏著一種溝通，溝通的目的不是談判過程本身，而是特定問題的解決或特定目標的實現，是對話中所有參與者的紐帶，位於外部通信過程本身。

在存在以下情況時，這種類型的通信不同於其他類型：

• 目標、動機或活動應為所有對話者所共有；
• 談判者處於一個共同的時空區間：商務溝通可以發生在任何組織、團體或團隊中；
• 這個過程中的所有參與者都是相互關聯的，他們之間的社會角色被明確分配，並建立了溝通的層次結構；
• 在這種情況下，溝通有嚴格的規定，所有參與者都必須遵守，無論身份如何：工作環境中的行為規範是商業禮儀。

商務禮儀的基本規則建議如下：

• 商務對話者應 堅持一定的溝通方式，清晰簡潔地表達他們的想法，給出有利於他們觀點的有力論據，並能夠傾聽和聽到對話者的聲音。這將有助於進行富有成效的對話，而無需佔用商務人士的額外時間。
• 在這樣的交流中，談話的參與者 必須盡可能禮貌。.商務會議是為了追求某種利益，所以有時不得不和不太討人喜歡的人交流。
• 理解單詞和簡單的句子 這種風格所固有的。用複雜的術語和外來詞表達，你可以誤導一個人，甚至冒犯他。反過來，這將阻礙目標的實現。

商務溝通具有三個主要功能，它們具有不同的最終目標和影響一個人的原則：

• 信息和通信 該功能涉及對話參與者對特定信息的收集和形成，以及談判過程中積累的知識的交流。
• 監管溝通 該功能旨在糾正交流參與者的行為。在企業交流過程中，主體不僅調節自己的行為模式，而且調節對話中的其他參與者。為了實現這一功能，以下方法是合適的：在言語禮儀框架內的說服或建議、模仿行為。
• 有效溝通 該功能與交流對象的情感方面直接相關。

所有現有的業務通信種類都根據許多參數進行分類。考慮現有的最流行的。

根據信息交流的方式，口頭和書面的商務交流是有區別的：

1. 商務溝通的書麵類型包括各種官方文件。這可以是參考報告、解釋性說明、報告和會議記錄、商務信函、聲明、公司內部章程、註銷行為、命令、書面指示、職位描述等等.任何有簽名或蓋章的官方文件都是商務溝通的對象。
2. 談判、會議、會議、商務談話、報告、計劃會議都可以歸結為商務交流的口頭類型。

根據參與者之間的交互方式，有直接和間接的業務溝通類型：

• 直接溝通涉及合作夥伴之間的談判，不使用額外的手段，即對話者在同一個房間，面對面溝通。
• 間接接觸發生在使用現代通訊手段——電話、電子郵件、視頻。
• 遠程通信可以讓您快速解決來自不同國家的合作夥伴之間的一些問題。但經驗表明，面對面的對話是最有成效的。

另一種分類涉及將業務通信類型劃分為口頭和非口頭交流：

1. 語言交流涉及人與人之間通過人類語言進行的互動。在語言系統的幫助下，根據一個人的意圖，形成語音文本。它們既可以是書面的，也可以是口頭的。
2. 人與人之間的非語言互動在不使用語言的情況下發生。這種交流的手段是感受和情緒的外在表現——肢體語言、面部表情、凝視和身體運動。它們被一個共同的概念聯合起來：動力學。

除了類型，還有商務交流的形式， 它們分為獨白和對話.

1. 第一組包括與一個參與者的交流形式：報告、呼籲、歡迎辭、廣告。在這種情況下，一個人充當說話者並向聽眾傳達一些信息。他必須清楚地理解他在說什麼，並且能夠清楚地表達他的想法。
2. 對話形式涉及兩個或多個參與者的存在。

在討論最重要的問題時，談判是一種合適的溝通方式，包括：

• 垂直 - 與上級機關；
• 水平 - 在組織內；
• 未經授權 - 即不定期，在下班後進行；
• 在最高級別 - 只有感興趣的公司負責人身份的人;
• 在擴展桌上 - 工作組或特別任命的委員會會議。

在其他形式中，對話具有最非正式、最簡化的特徵。 工作環境中的互動。任何旨在解決問題的工作聯繫都可以歸因於這種形式。並非每個人都有能力在合適的時間與當局進行隨意對話並巧妙地解決感興趣的問題。

討論或爭論是一種通過比較不同的、通常是相反的觀點來解決問題的方法。 富有成效的討論的結果是各方在依次聽取了所有積極和消極的觀點後，共同同意通過了一個單一的決定。這種交流方式具有最鮮明的情感色彩，但在商界，習慣上遵循一定的規則。對手不宜長時間交談，互相打斷。

商務對話從開始到實現既定目標的過程通常分為一定的階段或階段。

讓我們更詳細地考慮它們中的每一個。

• 準備約會。 在這個階段，為即將到來的對話制定一個計劃是非常重要的，為自己清楚地確定解決所需的任務範圍。提前詢問對話者是值得的，在此基礎上選擇談話的策略和必要的論點。畢竟，其結果取決於會議的意義。
• 指定地點和時間段 進行談判。該參數的定義取決於對話者的角色。通常談判的坐標由上級對話者確定。如果會議是平等的，那麼參與者可以相互同意。

• 建立和建立聯繫 與對話者。根據其功能目的，這個階段是談判的開始。通常，對話者的第一眼或第一句話會增加對他的潛意識態度，並影響繼續對話的願望。在建立聯繫的過程中，重要的是要盡快贏得對話者的支持，並通過建立心理聯繫來完成這個階段——當所有的溝通參與者都準備好進入正題的時候。
• 問題指定 和現有信息的共享。在這個階段，重要的是說出所有感興趣的問題，指明談話的方向，並對問題有一個大致的了解。
• 支持提議的解決方案的論據.論證階段與前一階段緊密相連，並從前一階段順利展開。在此期間，重要的是要注意您解決問題的願景的所有積極方面，運用說服技巧，特別是如果對話者有不同的觀點。
• 相反的論點。 在這個階段，會聽取可能並不總是同意的對話者的反論點。重要的是要仔細和冷靜地傾聽對話者的意見，了解他的立場的本質。引導性問題將有助於了解反對意見是否與提供的信息不足有關。
• 找到妥協 在解決任務中。在交替提出論點和建議的過程中，尋求一個適合談判各方的解決方案。
• 做決定。 這一階段意味著各方達成共識，立場一致，達成共識。

• 記錄結果。 所有商務會議均以簽署聯合決定的書面確認書結束。合同反映了這樣一個事實，即會議的最終結果是所有人都可以接受的。
• 結束聯繫。 在討論了重要問題之後，你需要能夠適當地與對話者分開，也許留下名片或詢問合作夥伴的聯繫方式。
• 分析 得到的結果。這個階段是最後一個階段。它旨在向對話的參與者展示決策是如何正確和有利可圖的。

業務成功的關鍵是與您的客戶和合作夥伴建立適當的業務溝通。 為了實現這一點，必須考慮一些細微差別。

• 您必須始終控制局勢。 情緒和感受的表現在商業環境中是不恰當的。恐懼和不確定的感覺會干擾決策，而對話者的操縱引起的憐憫感會導致簽訂無利可圖的合同。在對話類型的交流（例如討論）中表現出尿失禁和攻擊性是不可接受的。任何人都不太可能想要與一個不平衡且總是懷疑的合作夥伴打交道。
• 預測客戶需求的能力 是成功企業管理的另一個重要組成部分，因為在任何企業中，企業的所有活動都旨在滿足客戶的需求。細心和禮貌，最高水平的服務會讓客戶再次光臨。
• 規劃 以及區分重要和次要的能力。在任何談判中，重要的是要簡明扼要，不要深入研究第二個計劃的細節。通常，商務人士的時間有限，因此您不應該為重要會議準備冗長的獨白。
• 業務關係不應干擾個人關係。 即使一個人引起敵意，這並不意味著他不能在商業關係中發揮作用。表現出仁慈和支持的態度，對對話者的論點表現出真誠的興趣，將使會議富有成效。
• 誠實和透明的意圖。 在談判過程中，你需要誠實行事，用事實和數據來證實你的話。畢竟，任何為了有利可圖的交易而做出的不誠實行為都會永久破壞合作夥伴的信任並毀掉聲譽。
• 基本商務禮儀知識.

下面的視頻解釋了商務溝通的 5 條基本規則。